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時間管理=スケジュール管理という誤解

時間管理=スケジュール管理という誤解

手帳を毎年新調し、張り切って予定を書き始めるものの、時間に追われて手帳を開くこと自体がストレスになっている、といったことはないだろうか?
この連載のタイトルは「ストレスゼロの時間管理術」だが、時間管理をうまくやると、実は、仕事のストレスはゼロではなく、マイナスにすることが可能だ。もちろん、それにかかる手間は極力少なく、得られる効果は大きい方がいいのは当然のこと。この連載では、そのためのヒントやちょっとした工夫を1つずつ紹介していこう。

分助のイラスト

営業パーソンにオススメ!
時間管理のコツ

コツ1
「アポイント」「タスク」「予定外の仕事」の3つの仕事を意識して管理する
コツ2
「アポイントメント」はきっちり、「タスク」はゆるめ、がストレス軽減の近道

多くの人が勘違い?時間管理は何のため?

最初に、まず時間管理とは何のために行うものかを紹介しよう。と、いうのも意外なほど時間管理について誤解している人が多いからだ。よく思われがちなのは、目標計画にもとづいてスケジュールを細かく立て、そのスケジュール通りに仕事が進むようにタイマー設定して分刻みに行動するようなイメージだ。

でも、実際は突然の電話やトラブル対応、予定になかった上司からの質問、後輩からの相談……など、営業というたくさんの人と関わり合う仕事では、関係者が多いほど自分の予定を邪魔するアイテムも多い。その都度、自分のスケジュール修正に手間がかかれば、ストレスは増えるばかりだ。

多くの人が時間から自由になりたくて時間管理をしているのに、逆に時間に縛られてしまっているのではないだろうか。

営業パーソンが意識するのは「3つの仕事」

顧客との商談や面談時間の約束は「アポイントメント」と呼ばれ、この時刻を守るようにスケジュールを調整、管理することは基本であり重要でもある。このアポイントに向けてやることを分解したものが「タスク」で、いわゆる「自分の仕事」であり、資料準備などがそれだ。

この「タスク」は、期限が決まっていても実行する時刻は自由なので、なかなか手をつけなくてギリギリに慌てるといった失敗が起こりやすい。例えば、「もっと早くやっておけばよかった」「やれる時にやっておけばよかった」と後悔したことがない人はいないはずだ。このタスクを計画的に進めることと、予定外の仕事にもうまく対応すること。これを両立することが必要だ。

時間を管理することは、アポイントのスケジュールを管理することだけではなく、自分で時間を守りづらいタスクと、そもそも予定にはなかった仕事の3つの管理がキモなのだ。

次回は、「タスク」の管理について、ストレスゼロになる方法を紹介。スケジュール管理から時間管理へ変革していこう!

キャラクター紹介

分助

分助(長針)

3人兄弟の長男。常に冷静な、きっちり屋さん。せっかちな秒子とおっとり屋の時太をしっかりまとめている。

時太

時太(短針)

3人兄弟の次男坊。のんびり屋さんで、いつも秒子に急かされている。嫌なことがあるとさらに動きが鈍くなる。

秒子

秒子(秒針)

3人兄弟の末っ子。いつも元気いっぱい。ただ、せっかちなので、時々早とちりをして、分助に叱られている。

この記事の著者・著書

写真:水口和彦

水口和彦

1967年生まれ。石川県出身。大阪大学大学院修士課程修了。住友電気工業株式会社でのエンジニア時代に時間管理を研究し、残業を大幅に削減。2006年に独立した後は多くの企業・団体でタイムマネジメントの研修や指導を行っている。『部下を持つ人の時間術』『仕事力が3倍アップする時間活用法』(実務教育出版)など10冊を執筆。