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“時間がない病”は、タスク管理に問題あり?

“時間がない病”は、タスク管理に問題あり?

「来週のA社とのアポはいい提案を持っていけるよう準備しよう」と思っていたのに、結局、準備不足で当日を迎えてしまった・・・そんな失敗をしたことのある人も多いと思う。
これは「タスク」を計画していなかったせいだ。アポイントメントで提案の質を高めるのはタスクであり、タスク管理を制する者が時間管理を制すると言っても過言ではない。今回は、簡単にできるタスク管理のコツを紹介しよう。

時太

営業パーソンにオススメ!
時間管理のコツ

コツ1
タスクは「期限」の日付に書くのではなく、「実行する日」に書く
コツ2
アポイントメントを書いたら、その前後のタスクも忘れないうちに書いておく

営業の質を決めるのは「タスク」だ

営業パーソンは普通、アポイントメントをしっかり管理しているものだ。お客様との約束だから当然だろう。しかし、営業の「質」を左右するのはタスクの方だ。
例えば、アポイントメントの前に提案やトークの内容を考えておくことや、資料などを準備しておくことがタスクだ。

前回紹介したようにタスクは時間が決まっていない仕事だ。「時間がある時にやろう」と思っていると、うっかり忘れたり、いつの間にか期限が迫っている・・・なんてことになりやすい。
そんなタスクをうまく実行するためには「時間がある時にやろう」ではなく、空き時間をうまく利用していくことが必要だ。

そのためには、「そのタスクをいつやるか」、つまりそのタスクの実行日の当たりをつけ、タスクを「実行日」に書いてしまうのが手っ取り早い。「期限」ではなく「実行日」に書くのがポイントだ。

タスクはその性質上「時間が空いた時にやる」ことが多いので、実行する時刻は決めなくていいが、日付だけは決めておく。
そうすれば「期限までにやればいい」という先延ばしを防ぐことができるし、空いた時間をムダなく使うことができる。

アポイントメント前後の「タスク」を考えてみよう

アポイントメントが決まったら、その前にやっておくべきタスクを考えてみよう。事前にやっておこうと思う行動は、すべてタスクだ。
「資料を準備する」のもそうだが、「トークの流れを考えておく」のもそうだ。このタスクは忘れないうちに書きとめておこう。
意外と直前に慌てて、ストレスの元になりやすい。
そしてタスクはできるだけ「具体的な行動」として書くのがポイントだ。書きとめる場所は、それを実行しようと思う(実行できそうな)日付だ。手帳を使うなら図のようになる。

手帳でのタスク管理方法

但し、前回も述べたように、仕事をしていれば、予定外のことも起こる。
そのときに余裕を失わないように、タスクは余裕のある実行日(そのアポイントメントの直前ではなく数日前)に書いておくのがおすすめだ。

もし、アポイントメントの後に「フォローの電話を入れる」などのタスクを想定しているのなら、それもすぐに書いておこう。
こうしておけば、忙しい中でも確実に思い出せるし、ちょっと時間が空いた時に、すかさず実行していきやすく、タスクが片付くごとにストレスも軽減されるはずだ。

次回は「訪問時間の管理」について意外な落とし穴を紹介。時間管理から行動変革をしていこう!

この記事の著者・著書

写真:水口和彦

水口和彦