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アポに遅刻でストレス増…すぐに役立つ習慣は?

アポに遅刻でストレス増…すぐに役立つ習慣は?

営業職にとってアポイントメントは重要なもの。しかし、その訪問する時刻について十分に配慮できているだろうか?
現在は「働き方改革」の影響で、時間に対するプレッシャーが高まっている職場が多く、時間にシビアになる人が増えている。以前よりも時間に対する配慮が必要になっているのだ。これを機に、アポイントメントの時間を見直してみよう。

秒子

営業パーソンにオススメ!
時間管理のコツ

コツ1
時間のプレッシャーは高まっている。約束した時刻は厳守しよう
コツ2
約束に遅れないために、自分が行動を始める時刻を基準にしよう

訪問の時刻、どうしてる?

アポイントメント先を訪問するとき、あなたは約束した時刻ぴったりに訪れるだろうか? それとも数分早めに行くだろうか? 中には、わざと少し遅れて行くという人もいると思う。

ぴったり派や早め派の人は、なぜ遅れていく人がいるのか分からないかもしれないが、これには理由がある。
時刻ぴったりに行くと、先方の準備ができていなくて、あわてさせることになる場合がある。そういう経験をふまえて、相手をあわてさせないために、少し遅れていく方がいいと考える人もいるのだ。これはこれで相手への気づかいだ。

しかし、現在は少し事情が変わってきているので、気をつけた方がいい。
近年「働き方改革」に関連して、労働時間削減に取り組む企業が増えている。そういう企業では、残業を減らさなければいけないプレッシャーが強くなっている。
その中で約束の時間に遅れていくのは、相手への気づかいとはいえないし、最悪の場合は相手の機嫌を損ねてしまうかもしれない。今後はぴったりや早めの訪問に変えていくのが無難だろう。

また、ぴったり派や早め派の人も、遅すぎる時間にアポイントメントを入れることや、面談の時間が長くなりすぎることには、これまで以上に気をつけた方がいい。

約束に遅れないために役立つ習慣

あるいは、わざとではないが遅れてしまうことが多いという人もいるだろう。また、訪問の時刻には遅れないものの、予定した電車に乗り遅れそうになって駅までダッシュすることが多いという人もいると思う。
実は筆者も昔はそうだった。仕事でもプライベートでも、時間ギリギリにあわてて飛び出していくことが多かったのだ。
「乗り遅れたらどうしよう」と思いながらダッシュするのはストレスにもなるし、そんなバタバタでは気持ちが落ち着かず、商談にも影響するかもしれない。

こういう失敗を防ぐには、時刻の基準を変えるのが効果的だ。電車の時刻を基準にするのではなく、自分の行動を基準にするのだ。

例えば、アポイントメントが決まり、その時刻に訪問するために何時の電車に乗るか、経路検索サイトなどで確認したとしよう。その電車の時刻を予定に書きとめている人が多いと思うが、本当に重要なのは自分が行動し始める時刻だ。
14:45の電車に乗る予定で、駅まで多少余裕をみて10分かかるのなら、行動を開始するのは14:45ではなく14:35だ。それなら、14:35の方を書いておく方がわかりやすいし、失敗がない。
実際、筆者はこのやり方に変えたおかげで、駅までダッシュすることが無くなったのだ。単純なことだが効果はあるので、心当たりのある人は試してみてほしい。

前回のタスクの管理もそうだが、時間管理の基本は「自分の行動」を基準に計画していくところにある。
仕事の期限や電車の時刻ばかり気にするのではなく、そのために自分が行動するタイミングを計画することが重要なのだ。

次回はメール処理に関するストレスゼロの方法を紹介。時間管理から行動変革をしていこう。

この記事の著者・著書

写真:水口和彦

水口和彦