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会議から戻ったらメールの山…早く処理するコツとは?

評価
会議から戻ったらメールの山…早く処理するコツとは?

「会議が終わった後にパソコンを見たら10件の新着メールが入っていた」そんな時、あなたはどうするだろうか? 「優先順位の高いものから返信していく」という人が多いと思うが、実はこのやり方、「効率」という観点では最悪だ。
意外に思うかもしれないが、優先順位を厳密に決めようとするほど、仕事の効率は下がってしまう。なぜそうなるのか知り、メール処理の効率を高めていこう。

分助

営業パーソンにオススメ!
時間管理のコツ

コツ1
メール処理の優先順位を考えるほど効率が下がり、ストレスも増える
コツ2
優先順位をつけず、順に処理する方法を試してみよう

優先順位を考えるほど、効率は悪化する

営業パーソンにとってメールは重要なコミュニケーション手段の1つだが、一方でメールの処理が負担になっているという声もよく聞く。
それならば少しでも効率よく処理していくべきだが、実際には逆のことを行っている人が多い。

例えば、複数の新着メールが入っていた場合、「急ぎのものや重要なものから返信していく」という人がほとんどだ。しかし、この方法には問題がある。

例えば、新着メールが2通あった場合、それらのタイトルや送信者、場合によっては本文も確認して、どちらを優先すべきか考えることになる。
この場合、2つを確認して1つ選ぶだけだから、あまり時間はかからない。

では、新着メールが10通ならどうだろう? 10通から最も優先するものを選ぶには、まず10通すべてを確認する必要がある。そこから1つを選んで返信したら、次に優先すべきメールを選ぶことになる。
しかし、最初にすべての順序を決めて覚えておくなんて不可能なので、また9通を見直すことになる。

次は8通を見直し、次は7通・・・と続くと、合計でメールの確認を54通分も行うことになる。
実際はある程度は覚えているのでここまで多くはならないが、メールの数に比例しないところに注意してほしい。2通の場合と比べてメールの数は5倍だが、確認する回数は27倍に達するのだ。

更に極端な例で考えてみよう。もし100通の新着メールが入っていた場合、最優先の1通を選ぶためには100通のメールをすべて確認しなければならない。
これでは返信するよりも選ぶ時間の方が長くなってしまうし、かなりストレスにもなってしまう。

優先順位をつけずに処理するとどうなるか

つまり、メールの数が多い場合は、優先順位を厳密に考えるほど効率は悪くなるということだ。そうならないためには優先順位は大ざっぱに考えた方いい。
最初に全部を確認する必要はない。目についた中で優先のものをまず返信する。それをくり返す方が短時間で処理が終わるのだ。

更に効率を上げるには、優先順位なんて考えず、単純に1つずつ返信する方がいい。
この方が確実に処理できるので、返信し忘れのメールが残ることがないし、受信トレイの中を何度も確認する必要がなくなる。
これで時間を節約できるだけでなく、メールに対するストレスをかなり減らすことができる。

また、スマホとPCの両方でメールを使っている場合は、返信済みのものと未返信のものの区別が分かりにくくなりがちだが、このように順に処理していく方法なら、どこまでが返信済みかが分かりやすい。
これは時間短縮につながるし、ミスも防げる。

このようにメールにあえて優先順位をつけないというやり方には、多くのメリットがある。「早く返信しなければ」と焦る気持ちもあると思うが、そもそも非常に急ぎの対応が必要なら、相手はメールではなく電話をかけてくるはずだ。
メールに優先順位をつけることには、もともとそれほどの意味はないのだと考えて、一度試してみてほしい。しばらくやってみると、メール処理が早くなったことを実感できるはずだ。

写真:水口和彦

水口和彦

1967年生まれ。石川県出身。大阪大学大学院修士課程修了。住友電気工業株式会社でのエンジニア時代に時間管理を研究し、残業を大幅に削減。2006年に独立した後は多くの企業・団体でタイムマネジメントの研修や指導を行っている。『部下を持つ人の時間術』『仕事力が3倍アップする時間活用法』(実務教育出版)など10冊を執筆。