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メールに仕事を邪魔されたくない!作業効率を上げる方法とは?

評価
メールに仕事を邪魔されたくない!作業効率を上げる方法とは?

仕事をする中で、当たり前のように使っているメール。しかし、メールは使い方しだいで、仕事の効率が大きく変わってくる。しかも、誰もが当たり前にやっている手順が、実は効率が悪いとしたら…。
メールに振り回されないために、メールの設定や扱い方を見直せば、もっと自分の仕事を効率よく進めていけるはずだ。

時太

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時間管理のコツ

コツ1
メールに仕事を中断されると、仕事の効率が下がるのは明白
コツ2
受信通知はオフにして、区切りがいいところでメールをチェックする

あなたはメールに振り回されていないか?

前回はメールの返信の順序について紹介したが、メールにはもう1つ大きな問題がある。それは、どんなタイミングでメールをチェックするか?という問題だ。

例えば、こんなことはないだろうか? WordやPowerPointで資料作成をしていると、画面の右下あたりに「○○宛ての新着メッセージを受信しました」といった表示が出る。メールソフトの受信通知の機能だ。この表示を見るとほとんどの人がすぐにメールを確認する。ちなみに私が聞いてみた範囲では、9割以上の人がそうしていると言う。

確かに、メールを受信したと表示されると気になってしまうのは分かる。しかし、この行動は仕事の効率を確実に悪くしてしまうのだ。

ちょっとメールを確認するだけのことでも、私たちの集中は途切れ、頭の中で考えていたことの一部は失われてしまう。そのため、元の作業を再開しても、すぐには元のペースに戻れない。中断せずに作業した場合と比べると、数分から十分以上も作業が遅れるという調査結果もあるのだ。そんな時間のロスが1日に何度も起こっているようでは、仕事の効率は上がらない。逆にこのロスを無くすだけで、仕事の効率は確実に上がるのだ。

受信通知はオフにし、自分のタイミングでチェックする

仕事の効率を高めるためには、メールソフトの受信通知機能はオフにするといい。メールソフトに催促されるのではなく、自分の仕事の区切りがついたところで、メールを確認するようにするのだ。こうすれば、集中している時に中断させられることがなくなり、仕事の効率は悪くならないのだ。

私の場合、この方法だと30分から90分程度の間隔でメールを確認することが多い。この程度ならメールの返信はそれほど遅くならない。それどころか、以前よりも早くなっているくらいだ。なぜなら、この方がメールに集中できるからだ。

最初の例のように作業を中断してメールをチェックする場合、早く元の作業に早く戻ろうとして、返信を後回しにしてしまうことが多くないだろうか? これも問題だ。返信を後回しにすると、あとでその未返信メールを「探す」ために時間を使い、一度目を通したメールを「読み直す」ためにも時間を使うことになる。これは確実に時間をロスしている。仕事中に「受信トレイ」の中を何度も見ている人は要注意だ。

メールの受信通知をオフにして、自分の都合がいい時にメールをチェックするようにするとメールに集中できるようになり、後回しにすることなく処理していける。この方が時間のロスがないし、全体にメールの返信は早く、しかも確実になる。

また、前回紹介したように、受信したメールの数が多い時は優先順位をつけず、単純に1つずつ返信する方が効率がいい。合わせて実践すれば、パソコンを使う仕事の効率をストレスなく確実に上げることができるのだ。

次回は、朝イチの時間をうまく使う方法を紹介。時間管理から行動変革をしていこう。

写真:水口和彦

水口和彦

1967年生まれ。石川県出身。大阪大学大学院修士課程修了。住友電気工業株式会社でのエンジニア時代に時間管理を研究し、残業を大幅に削減。2006年に独立した後は多くの企業・団体でタイムマネジメントの研修や指導を行っている。『部下を持つ人の時間術』『仕事力が3倍アップする時間活用法』(実務教育出版)など10冊を執筆。