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朝イチの時間、うまく使えてる?時間のムダを減らすコツ

朝イチの時間、うまく使えてる?時間のムダを減らすコツ

1日の仕事のはじめである朝イチの時間。あなたはうまく使えているだろうか? 実は多くの人の朝の行動には、意外にムダが多いのだ。ただ忙しく「仕事をしているように見える」状態と、実際に「仕事を前に進めている」状態には大きな違いがある。朝の行動を見直して、朝イチから仕事を前に進めていくようにしていこう。

秒子

営業パーソンにオススメ!
時間管理のコツ

コツ1
忙しくタスクを「再確認」したところで、仕事は前に進んでいない
コツ2
事前に「今日やるべきタスク」を書き出して、朝イチから仕事を前に進めよう

朝の時間にひそむムダ…それはやり残したタスクの「再確認」

あなたは、始業直後の時間をどう過ごしているだろうか?

例えば「今日は午後までアポイントメントがないので、午前中はデスクワークを片付けておこう」と考えていたとしよう。まずはメールを見て「このメール、まだ返信してなかった。後で返信しよう」と考える。デスクの上にある書類を見て「この書類、後で記入して提出しよう」と考える。今度はパソコンのデスクトップ画面に置いてあるファイルを見て、「この資料作成、まだ終わってなかった。今日やっておこうかな? いや、明日でいいか」と考える。更にとなりのファイルに目が行き、また考える…。

そうやって一通り確認しながら「どれからやろうか」と考える。あなたはそんなふうに朝の時間を過ごしていないだろうか? これらは何気ない朝の光景のようだが、これでは時間を有効に使っているとは言いがたい。

実は、私も昔はそうやって始業直後の時間を過ごしていたし、それが普通だと思っていた。仕事が忙しいというプレッシャーがあったので、朝から慌ただしく書類を見たり、パソコンを操作していた。自分としてはテキパキと仕事をしているつもりだったし、周りから見れば忙しく仕事をしているように見えただろう。

しかし、いまになれば分かるが、そうやって慌ただしくしている間、自分の仕事は1ミリも進んでいなかった。なぜなら、ここでやっていたのは「やり残したタスクの再確認」だったからだ。再確認にいくら時間をかけても仕事が進むわけがないのだ。

始業直後だけではない。何かひとつタスクが終われば、やはり「次はどれをやろうか」と考え、昼休み明けや会議から戻ってきた時にも同様に考えることがあった。全部合わせれば1日に30分近くの時間を「再確認」に費やしていたはずだ。1日30分というと1ヵ月の残業時間でいえば10時間だ。それを「再確認」だけに使っていたのだ。

すぐにタスクに取りかかると仕事は意外なほど進む

会議から戻ったらメールの山…早く処理するコツとは?で紹介したように、同時に受信したメールの数が多い場合、それらすべてを比較して優先順位を決めるためには、かなりの時間がかかってしまう。これはメール以外のタスクでも同様だ。しかも、タスクの場合、その数は数十個に達する。これを「再確認」したり、優先順位を考えたりするのには意外に時間がかかっている。

私がそれに気づいたのは、“時間がない病”は、タスク管理に問題あり?で紹介したように、タスクを「実行する日」に書くようになってからだ。ふだんからタスクを書きとめていると、タスクを再確認しなくてもいいし、タスクを書いた時点で実行日ごとに振り分けてあるので「今日やろうと思っているタスク」は絞り込まれており、すぐに判断して行動に移れる。

今日のタスクが決まっているというのはプレッシャーやストレスを感じるのではないか?と思う人もいるかもしれないが、実際はむしろ逆で、「今日やらなくていいこと」が気にならなくなり、ストレスは逆に減ったというのが実感だ。

そんなふうにタスクを計画するようになると、始業直後から「仕事を前に進める」ことに時間を使えるようになる。始業直後の時間は電話がかかってくるなどの中断が少なく、実はタスクに集中するのに適した時間だ。ここで素早く判断してタスクを進めていくと仕事がはかどるし、残業に頼らなくてもタスクをこなしていけるようになる。

私はもともと朝に強い方ではないので、以前は「始業直後はなかなか調子が出ない」と思っていたが、それは仕事のやり方が間違っていたせいだった。やるべきことが明確になっていれば、自ずとスムーズに行動に移れるものなのだ。

その日にやるべきタスクを事前に明確にしておくことで、朝の時間を活用できるようになる。前日にタスクを書き出しておくのもいいが、ふだんからタスクをすぐに書きとめておくのが最も効率が高い。試してみてほしい。

次回は、計画的に「空き時間」をつくる方法を紹介。時間管理から行動変革をしていこう。

この記事の著者・著書

写真:水口和彦

水口和彦