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営業の成否にもつながる「空き時間」をうまく可視化する方法

営業の成否にもつながる「空き時間」をうまく可視化する方法

営業パーソンにとってアポイントメントは重要なものだ。効率よくたくさんの顧客をまわろうとしたら、それだけで予定はいっぱいになる。しかし、仕事はアポイントメントだけでなく「予定外の仕事」もあるし、自分の思う通りに仕事が進まないことだってある。そんな時に必要なのが「空き時間」。今回は、営業の成否にもつながる「空き時間」をうまく把握する方法を紹介していこう。

分助

営業パーソンにオススメ!
時間管理のコツ

コツ1
空き時間は重要な時間。普段から可視化しておこう
コツ2
パソコンで管理する場合は「週」の表示を中心に使おう
コツ3
スケジュールが共有されている場合は、時間がかかるタスクの実行時刻を決めておこう

「空き時間」が可視化できる予定の書き方

いわゆる「スケジュール管理(アポイントメントの管理)」では、重要なのはアポイントメントそのものであり、空き時間に注目することは少ない。しかし、時間管理では空き時間は重要なものだと考える。

時間管理=スケジュールという誤解でも紹介したように、そもそも仕事はアポイントメントだけではない。タスクがうまく進まなければ商談に失敗することもあるし、顧客からの急な連絡などの「予定外の仕事」に対応する余裕がないとチャンスを逃してしまうかもしれない。

これらの仕事をやるために必要なのが空き時間。つまり、アポイントメントが入っていない時間だ。この空き時間がどこに、どれだけあるかを普段から把握しておくことが必要なのだ。

空き時間を把握するといっても、細かく計算したりする必要はない。どこに、どのくらいの時間が残っているかが分かればいい。そのためには、アポイントメントを可視化することが有効だ。

例えば、手帳を使ってアポイントメントを管理する場合、それぞれのアポイントメントの書き方がポイントになる。1つは、図のようにアポイントメントの長さが分かるように書くこと。もう1つは移動時間も書いておくことだ。これだけで、どの日にどれだけ空き時間が残っているか把握しやすくなる。

図版

これがもし、アポイントメントの開始時刻と用件しか書いていなかったらとしたら、空き時間はまったくつかめなくなってしまう。

空き時間を把握することは、‟時間がない病”は、タスク管理に問題あり?で紹介したようにタスクの実行日を決める時にも役立つ。例えば、金曜日のアポイントメントの前に資料準備のタスクを行うとしよう。もし木曜日に十分な空き時間があれば、木曜日を実行日としてもいいが、そうでない場合は水曜日以前にしておく方が確実だし、時間がない中でバタバタあわてるようなストレスを感じずにすむのだ。

パソコンでの管理は「月」よりも「週」

パソコンなどでアポイントメントを管理する場合は、表示形式の選択が重要だ。多くのスケジュール管理ソフトやグループウェアでは、「週」または「稼働日」の表示にすると空き時間をつかみやすいが、「月」の表示にすると空き時間がつかめない。また「日」の表示にすると、その日の時間はつかめるが先の予定が見えない。空き時間を把握するためには「週」または「稼働日」の表示を中心に使うといい。

また、パソコンでの管理では、スケジュールが共有されていることが多い。その場合は、時間がかかりそうなタスクはアポイントメントと同様に時刻を決めて入力しておく方がいい。

タスクはもともと時刻が自由だし、実行日だけ決めておけば(そしてその日に十分な空き時間があれば)、実行する時刻を固定する必要はない。しかし、スケジュールを共有している場合は、必要なはずの空き時間に他の人から打ち合わせなどを入れられてしまうこともある。また、あまり空き時間が多く見えると、上司からはサボっているように見えてしまうこともある。

空き時間はタスクをやるために絶対に必要な時間だが、他の人がそれを理解してくれるとは限らない。「この時間帯はこのタスクをやるために必要な時間」だと分かってもらうためにも、時間がかかりそうなタスクはしっかり時刻を決めて入力しておこう。

次回は、突発的な予定外の仕事を予定内に管理してしまう秘策を紹介。時間管理から行動変革していこう。

この記事の著者・著書

写真:

水口和彦