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急な仕事にイライラしない…予定外の仕事を予定内にしてしまう秘策

突発的な予定外の仕事にイライラしない…予定内にしてしまう秘策

「今日はこの仕事を終わらせよう!」そう張り切って1日をスタートしたのに、突発の仕事が飛び込んできたり、トラブルの対処に追われたりで、やろうと思っていた仕事が進まない…。でもそんな「予定外の仕事」は多かれ少なかれ毎日必ず発生する。それでイライラしているようでは時間管理がうまくできているとは言えないのだ。そこで、今回はこの「予定外の仕事」への対応方法を紹介していこう。

時太

営業パーソンにオススメ!
時間管理のコツ

コツ1
「予定外の仕事は必ず起こる」前提で計画すればタスクの実行日を調整しても構わない
コツ2
タスクを翌日に繰り越してばかりなのは「詰め込みすぎ」のサイン。計画を見直そう

労働時間の2割以上にも!?「予定外の仕事」は嫌でも起こる

この連載の「時間管理=スケジュール管理という誤解」で紹介したように、私たちの仕事には、時刻が決まった「アポイントメント」と時刻が自由な「タスク」、そして当日急に発生する「予定外の仕事」の3つがある。

この「予定外の仕事」が多いほど、自分の仕事(おもにタスク)が思うように進まない場面が多くなる。そういう意味では嫌な仕事だが、一方で「予定外の仕事」は必要なものでもある。たとえば、顧客からの問い合わせに応えることから新たな商談につながることもあるし、部下や後輩からの質問に答えることは、組織として仕事を滞らせないために必要だ。

しかも、実際のところ「予定外の仕事」は意外に多いものだ。たとえば電話対応もそうだし、上司や部下、顧客とのやり取りなども日常的にあるはずだ。これらを合わせた「予定外の仕事」の量は、労働時間の2割程度になる人が多く、営業職ではもっと多い場合もある。これは決して無視できる割合ではない。最初から「予定外の仕事は必ず起こる」ことを前提に、計画、実行していくべきなのだ。

予定外の仕事に備えていれば、タスクの実行日を変えてもOK

では、「予定外の仕事は必ず起こる」ことを前提にすると、計画の立て方はどう変わるだろうか?

まず、タスクを行うタイミングがポイントだ。詳しくは「“時間がない病”は、タスク管理に問題あり?」を見てもらうとして、もしタスクの実行日が期限ギリギリだと、予定外の仕事が飛び込んでくると焦るし、イライラしてストレスになる。最悪の場合は「間に合わせなければ」と思いながら長時間残業することになる。

一方、実行日に余裕があれば、「予定外の仕事」が多い日には一部のタスクを翌日に繰り越すこともできる。選択肢が増えるので落ち着いて対処できるし、残業に頼らなくてもすむのだ。

もう1つのポイントは、それぞれの日の仕事量を判断することだ。仕事量は、タスクの所要時間と「営業の成否にもつながる「空き時間」をうまく可視化する方法」で紹介した空き時間を比較することで判断できる。このときにも「予定外の仕事は必ず起こる」ことを前提にしよう。

具体的には

その日の空き時間 ー その日のタスクの所要時間 > 予定外の仕事に使うであろう時間

であればいい。これを大まかにでも確認しておこう。

右辺の「予定外の仕事に使うであろう時間」は人によって違うため、それがどのくらいになるかは経験的に判断する必要はあるが、まずはざっと1時間半から2時間半の間になると考えておくといい。

もちろん、この「予定外の仕事に使うであろう時間」はあくまで平均としての時間であり、実際には毎日違う。だから、タスクの実行日を変更して調整するのだ。一部のタスクを翌日に繰り越すことがあってもいいし、逆に余裕があって翌日のタスクを前倒しで実行できる日もあるはずだ。それで全体としておおむね計画に沿って進んでいればいいのだ。

ここで気をつけたいのがタスクの詰め込みすぎだ。もし、タスクを翌日に繰り越すことばかりが何日も続くなら(前倒しで実行できる日がないなら)、それはタスクの「詰め込みすぎ」のサインだと考えてほしい。翌日のタスクを前倒しでやれる日が時々出てくるくらいが、バランスの取れているいい状態なのだ。

次回は、アポの移動時間を自動的に短縮してしまう方法を紹介。時間管理から行動変革をしていこう。

写真:

水口和彦

1967年生まれ。石川県出身。大阪大学大学院修士課程修了。住友電気工業株式会社でのエンジニア時代に時間管理を研究し、残業を大幅に削減。2006年に独立した後は多くの企業・団体でタイムマネジメントの研修や指導を行っている。『部下を持つ人の時間術』『仕事力が3倍アップする時間活用法』(実務教育出版)など10冊を執筆。