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アポの移動時間を自動的に短縮してしまう方法

評価
アポの移動時間を自動的に短縮してしまう方法

営業パーソンにとってアポイントメントは重要なもの。しかし、そのアポイントメントのための移動時間はできれば短くしたいものだ。1時間の面談のために、往復2時間の移動時間がかかってしまう…なんてことが続けば、アポイントメントの件数は増やせないし、自分がタスクをやるための時間もなくなってしまう。
営業成績を高めるためには、移動時間に注目し、移動時間を短縮することが必要だ。今回は移動時間を短縮できるアポイントメントの決め方を紹介していこう。

秒子

営業パーソンにオススメ!
時間管理のコツ

コツ1
アポイントメントの日時は自分から積極的に提案していこう
コツ2
訪問エリアと曜日を対応させれば、自動的に移動時間を短くできる

アポイントメントの日時は、自分から提案していこう

営業の成否にもつながる「空き時間」をうまく可視化する方法で紹介したように、アポイントメントとそのための移動時間を可視化すると、自分の「空き時間」も可視化できる。
この空き時間は自分のタスクを行うために、そして「予定外の仕事」に対応するための重要な時間だ。空き時間が少ないとタスクをやる時間が足りず、準備が不充分なまま訪問することになり、営業活動の質は下がる。

一方で、営業パーソンにとって、アポイントメントは言うまでもなく重要なものだし、できるだけ増やしたいという人が多いだろう。
アポイントメントは増やしたいし、空き時間も増やしたい、これを解決するには移動時間を短縮する必要がある。

移動時間を短縮するといっても、単純に移動時間を削るだけでは余裕がなくなってしまい、訪問時刻に遅れることも出てくる。
そうならないように短縮するには、アポイントメントの入れ方がポイントになる。

当たり前だが、近い場所の訪問先を、同じ日に連続して入れることができれば移動時間は短縮できる。これを徹底できるかどうかがポイントだ。
そのためには訪問の日時を、自ら積極的に提案していくことが有効だ。

ちなみに、あなたは普段どうやってアポイントメントの日時を決めているだろうか? 
たとえば、「ご都合のよろしいお時間を教えていただけますでしょうか?」と、相手から聞くこともできるが、これだと移動時間は短縮できない。

逆に、こちらから候補の日時を提案すれば、自分の移動時間が短くなるように計画することが可能になる。
候補の日時は複数提案するのが基本だが、相手がどれを選んでも、移動時間が短くなるように選んでみよう。

「こちらから営業するのに、自分が日時を指定するのは失礼なんじゃないか?」と思う人もいるかもしれないが、これは意外に問題ないことが多い。
相手の立場に立って考えてみると分かるが、幾つかの候補の日時を提示するのは意外に面倒なものだ。それよりも提示された候補から都合のいい日時を選ぶ方が早いし、楽だ。実際、このやり方に変えたら相手からのメールの返事が早くなったという人もいる。

もちろん、相手しだいではやり方を変えた方がよい場合もあるが、基本は自分から積極的に提案した方がよいと考えよう。

自動的に移動時間を短縮するには?

とはいえ、毎回移動時間が短くなる組み合わせを考えるのが面倒だという人もいると思う。その場合は、はじめから曜日で分けてしまう方法もある。

例えば、自分が回る訪問エリアを5つに分けて、それを月曜から金曜の各曜日に割り当てておく。「○○方面のアポイントメントは火曜日に入れる」のように、組み合わせをあらかじめ決めておくわけだ。

こうしておくと、その割り当てに合わせてアポイントメントを入れていくだけで、自動的に移動時間の短い組み合わせが出来上がる。
手間をかけずに効率のよい組み合わせを作れるので、訪問エリアをうまく分けられそうなら試してみてほしい。

また、アポイントメントの間に空き時間ができた場合にはそのエリアの既存顧客への定期訪問に当てるなど、積極的にアポイントメントを組み合わせている人もいる。
この方が後日訪問するよりも効率がいい。やはり、移動時間を短縮するためには、自ら積極的に提案していくことが有効なのだ。

次回は、忙しい時こそ役に立つ「5分間ルール」を紹介。時間管理から行動変革をしていこう。

写真:

水口和彦

1967年生まれ。石川県出身。大阪大学大学院修士課程修了。住友電気工業株式会社でのエンジニア時代に時間管理を研究し、残業を大幅に削減。2006年に独立した後は多くの企業・団体でタイムマネジメントの研修や指導を行っている。『部下を持つ人の時間術』『仕事力が3倍アップする時間活用法』(実務教育出版)など10冊を執筆。