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忙しい時にこそ!あなたを救う「5分間ルール」

評価
忙しい時にこそ!あなたを救う「5分間ルール」

忙しい時には、誰でもプレッシャーを感じたり、気持ちが焦ったりするものだ。「明日の商談の提案書を仕上げなければ…」「田中さんのメールに返信しなければ…」「この書類を提出しなければ…」とやるべきことに追われるとストレスも強くなる。
しかし、こういったストレスを感じるのは、仕事の忙しさだけが理由ではない。優先順位のつけ方、つまり自分の判断しだいでかなり変わってくるし、それが仕事の効率に影響することもある。今回はこのストレスをうまくコントロールできる方法を紹介しよう。

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時間管理のコツ

コツ1
仕事の緊急性や重要性以外に、所要時間にも注目してみよう
コツ2
5分以内で終わると判断した仕事はその場で終わらせる「5分間ルール」を実践しよう

「○○しなければ」の数を減らそう

今日中に、明日の商談の提案書を仕上げなければいけなくて、それにはまだ3時間くらいかかりそうだ。しかも、別件のメールにも返信しなければいけないし、今日中に人事部に提出しなければいけない書類もある。それらすべてを今日中にやらなければいけない…。こんな状況なら、あなたはどれから手をつけるだろうか?

このような仕事の優先順位の判断には、いろいろな考え方がある。よく言われるのが、「緊急性だけでなく、それらの仕事の重要性も考慮して判断しなさい」というアドバイスだ。もし「提案書を仕上げる」ことが重要なら、それから取りかかりなさいということになる。

しかし、実際の仕事では、話はそう単純ではない。そもそも、重要な仕事は、たいていはその内容が難しくて、時間がかかる仕事である場合が多い。もし、その仕事に真っ先に取りかかると、他の仕事はぜんぜん片付かない。「○○しなければ」の数が多くてストレスも多い状況が長く続いてしまうのだ。

では、逆を考えてみよう。もし、メールの返信や書類の提出を先に終わらせてしまうとどうだろう。どちらも短時間で終わるし、終われば「○○しなければ」の数を減らすことができる。そうすれば気分もいくらかスッキリするし、提案書への集中力も高まり、結果として効率が上がることも多いのだ。

そうなるためには、それぞれの仕事の所要時間にも注目してみるといい。所要時間が短い仕事はさっさと終わらせてしまうわけだ。これを徹底するのが「5分間ルール」だ。

「5分間ルール」を実践しよう

「5分間ルール」というのは「5分以内で終わると判断した仕事は、その場で終わらせてしまう」というルールだ。これは忙しい人ほど役に立つので、紹介しておこう。

例えば先ほどの例で、提案書を仕上げるのにあと3時間かかりそうだとしよう。その前にメールや書類の処理(どちらも5分程度で終わる)を済ませるとしたら、提案書に取りかかるのが10分くらい遅くなる。3時間後に終わるはずだったものが、3時間10分後に終わることになるわけだ。

しかし、冷静に考えれば、3時間が3時間10分になっても特に問題はないし、細かい用件を先に終わらせることで集中力が高まれば、遅れはもっと少なくなる可能性もある。気分的にも、効率の面でも、もちろんそのメールや書類を受け取る相手にとっても、メリットが多い方法だ。

とはいえ、「提案書を仕上げなければ…」と気持ちが焦っている時には、そういう判断ができないこともある。焦っている時ほど細かい用件を後回しにしたくなるし、後回しにするものが多いほど落ち着かなくなり、集中しにくくなる。そんな悪循環になってしまうのだ。

だからこそ、その場その場の気分に流されないように基準を決めておくことが有効で、それが「5分間ルール」なのだ。

この「5分間ルール」を実際やってみると、先ほど述べた「○○しなければ」を減らせるだけでなく、「いまやろうか?後でやろうか?」と迷うこともなくなる。これらがストレスを減らしたり、効率を高めたりするのに役立つのだ。

「忙しい時であっても、5分以内で終わると判断した仕事はその場で終わらせる」というのはやってみると意外に快適で、仕事もうまく進む。ぜひ試してみてほしい。

次回は、誰かに仕事をお願いしなければならない時に、スムーズに完了できるよう押さえておくべきポイントを紹介。時間管理から行動変革をしていこう。

写真:

水口和彦

1967年生まれ。石川県出身。大阪大学大学院修士課程修了。住友電気工業株式会社でのエンジニア時代に時間管理を研究し、残業を大幅に削減。2006年に独立した後は多くの企業・団体でタイムマネジメントの研修や指導を行っている。『部下を持つ人の時間術』『仕事力が3倍アップする時間活用法』(実務教育出版)など10冊を執筆。