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「今日中にお願い」は何時までOK?
「頼み上手」になる3つのポイント

評価
「今日中にお願い」は何時までOK?「頼み上手」になる3つのポイント

当たり前だが、営業パーソンは自分1人だけで仕事ができるものではない。アシスタントの手を借りることもあるし、製造部門や設計部門、仕入れ先などに何か依頼しなければいけない場面も意外と多い。
「頼み方」は営業パーソンにとって重要なスキルの1つなのだ。
今回は時間管理の観点から、人に「頼む」時に押さえておきたいポイントを3つ紹介していこう。

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時間管理のコツ

コツ1
残業が規制される中での「今日中にお願い」は要注意。「頼む」のは最優先で。
コツ2
頼んだら「確認する」までが自分の仕事。進捗確認する日を決め、タスクをその日に書きとめておこう。
コツ3
進捗確認の仕方は「間に合うか?」ではだめ。「スタートできた?」と聞こう。

「今日中にお願い!」は何時までOKか?

最近の「働き方改革」の中で、労働時間の削減や残業時間の規制を進めている企業が多くなっている。私もそんな企業に勤める人達に研修を行うことが多いが、その中で最近耳にすることが多いのが「今日中に」という依頼の問題だ。
遅めの時間に「これ今日中にお願い」と仕事を頼まれても対応できない・・・・・・そういうお悩みを持つ人が増えているのだ。

頼む側からすれば「定時まではあと1時間あるんだから、やればできるんじゃない?」と思うかもしれないが、それは頼む側の勝手な都合だ。
もし相手が他にも「今日中に」の仕事を抱えていれば、両方を定時までに終わらせるのは不可能かもしれないのだ。そんな相手の都合も確認しないで一方的に頼んでしまうのは問題で、場合によってはパワハラとも言われかねない。

では「今日中にお願い」という依頼は何時までならOKなのだろうか? 一般的には「16時以降に頼まれても遅すぎる、15時までなら一応OK」という人が多い。ただし、これは相手のその日の都合で決まることなので、本人の都合を確認しておくべきだ。

それ以上に重要なのが、できるだけ「今日中に」にならないようにすることだ。そのためには「頼む」のは早いに越したことはない。頼まなければいけない仕事が発生したら、できるだけ早く頼んでおくのが仕事をうまく進める秘訣なので、最優先で済ませておくようにしよう。
自分の手元に置いたままムダに時間が過ぎていくことは最悪だ。

大慌て!にならないために…「確認する」も予定のうち

もう1つ、仕事を頼む時にありがちなのが「頼んだはずの仕事ができていない」という問題だ。
できていると期待していたのに「すみません。まだできていません」と言われると慌てるし、腹も立つし、自分の予定も崩れて残業が増えることにもなりかねない。

そうならないためには、どんな仕事でも期限をはっきりと伝えておくことが必要だが、それだけでは十分でない場合も多い。「期限はまだ先だから」と油断してしまう人もいるからだ。

そんな相手にうまく仕事を進めてほしいなら、期限だけでなく、仕事をいつスタートするかを考えてもらうように工夫しよう。まず頼む時点で、「その仕事をいつスタートできるか」「いつスタートすれば間に合うか」を聞いてみよう。
こうすると相手が「いつスタートすべきか」を考え始めるので、これだけでも仕事の進め方が改善されることがある。

更に有効なのは実際に仕事の進捗を確認することだ。そのために、仕事を頼んだらすぐに「進捗状況を確認する日」を決め、その日付に「○○の進捗を□□さんに確認」のように書きとめておこう。
頼んだだけで安心するのではなく、確認するところまで自分の予定に入れておくのだ。「頼む」だけでなく「確認する」までが自分の仕事だと考えよう。

また、仕事の進捗を確認する時には「間に合うか?」と聞くのはやめよう。もし仕事が遅れていても「間に合うか?」と聞かれると、「間に合います」「大丈夫です」と答えてしまう人が多く、この質問はあまり役に立たないのだ。
それよりも「スタートできたか?」「いつ完成するか?」といった質問の方が、本当の状況が分かりやすい。

これを確認する日付は、先ほどのスタートする日に近い日付にしておくのがおすすめだ。こうすると仕事の遅れにいち早く気づくことができる。その日付に書きとめておけば、その後は忘れていて構わない。
その日が来れば必ず目に入るし、目に入れば思い出せるからだ。そうやって思い出すことができれば、確認すること自体はそれほど手間がかからない。あまり負担にならずに仕事の遅れを防ぐことができるので、是非試してみてほしい。

次回は、期限ギリギリに慌てない!仕事の先延ばしを防ぐ時間術を紹介。時間管理から行動変革をしていこう。

写真:

水口和彦

1967年生まれ。石川県出身。大阪大学大学院修士課程修了。住友電気工業株式会社でのエンジニア時代に時間管理を研究し、残業を大幅に削減。2006年に独立した後は多くの企業・団体でタイムマネジメントの研修や指導を行っている。『部下を持つ人の時間術』『仕事力が3倍アップする時間活用法』(実務教育出版)など10冊を執筆。