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期限ギリギリに慌てない!
仕事の先延ばしを防ぐ時間術

期限ギリギリに慌てない!仕事の先延ばしを防ぐ時間術

「働き方改革」の一環として退社時間が決められ、遅くまで残業することができなくなる…そんな職場が現在増えている。そこで困るのが「明日の○○○がまだできていない」という状況だ。以前なら力技の残業で間に合わせたが、いまはそんなことはできない。
期限ギリギリにバタバタ慌てることをなくし、うまく仕事を進めていくためには、何が必要なのか?紹介していこう。

秒子

営業パーソンにオススメ!
時間管理のコツ

コツ1
時間がかかる仕事は先延ばしになりやすい。2時間以内のタスクに分解してみよう。
コツ2
「人に関わるタスク」と「時間を読みにくいタスク」は早めに実行することにして、実行日に書きとめておこう。

なぜ、期限ギリギリにあわててしまうのか?

期限ギリギリになってから慌てる、そんな状況を生む原因は大きく3つある。1つは「忘れていた」といううっかりミスだ。これはタスクを書いていない(または見ていない)ことが原因であり、タスクを書きとめるようにすれば防ぐことができる。

2つめの原因は「やってみたら思ったよりも時間がかかった」という見積もりの甘さ。3つめは「時間がある時にやろう」と思ったり、「何から手をつけたらいいか」と迷ったりしているうちに時間が過ぎてしまうという状況、つまり「先延ばし」だ。これらの問題を防ぐには、ただタスクを書くだけでなく、一工夫が必要だ。

タスクを書きとめたものは「To Doリスト」と呼ばれており、リストを使っている人や、過去に使ったことのある人は多いと思う。このTo Doリストを作ればタスクを忘れることはなくなるが、それだけでタスクが順調に進むとは限らない。特に問題なのが、所要時間が長いタスクだ。

忙しくしている営業パーソンはまとまった時間がなかなか取れないし、そんな中で時間がかかるタスクには取りかかりにくいものだ。「今日は無理だから、時間がある時にやろう」と判断することも多いと思う。しかし、そんなに都合よく時間を作れないことが多いので、結局、先延ばしになってしまうのだ。

これを防ぐためにはタスクの大きさを変えること、つまり、仕事を分解することが必要だ。

仕事を分解して先延ばしを防ぐ

時間がかかる仕事は取りかかりにくいだけでなく、所要時間の見積もりが難しいという問題もある。これらの問題を解消するには、その仕事を複数のタスクに分解することが有効だ。

経験的には、半日以上かかるような仕事はなかなか取りかかりにくいが、2時間以内で終わるような仕事は比較的取りかかりやすいものだ。それなら、時間がかかる仕事は、2時間以内で終わるタスクに分けてしまえばいいのだ。

例えば「報告書を作る」という仕事の場合、下調べとして情報・データを収集したりまとめたりする段階があり、内容や方針を決める段階、実際に作業する段階、できたものをチェックする段階……と、いくつかの段階に分けることができる。各段階で行うべき具体的な行動(タスク)は、ある程度予想できるはずだ。

こういったタスクを書きとめておくと、あまり空き時間がない日にも、1つずつ進めていきやすいし、「何から手をつけようか」と迷うこともなくなる。また、行動が具体的になるため、所要時間をより正確に予想しやすくなるというメリットもあるのだ。

更にレベルアップするには、これらのタスクは、‟時間がない病“は、タスク管理に問題あり?で紹介したように「実行する日」を仮決めして、その日付に書いておくのがおすすめだ。そうすることで、仕事の進め方が見えてくるし、仕事量もつかみやすくなる。

タスクの実行日を決める時には、「聞く」「連絡する」「依頼する」などの「人に関わるタスク」と、「調査する」「考える」「アイデアを出す」などの「時間を読みにくいタスク」を早めの実行日にしておくのがおすすめだ。こうしておくと、もし予想外の結果が出てもあわてずに余裕を持って対処できるし、残業に頼らなくても済むようになる。心当たりのある人は、是非試してみてほしい。

次回は、営業のスキルアップや目標のための長期計画を実行につなげる時間術を紹介。時間管理から行動変革をしていこう。

写真:

水口和彦

1967年生まれ。石川県出身。大阪大学大学院修士課程修了。住友電気工業株式会社でのエンジニア時代に時間管理を研究し、残業を大幅に削減。2006年に独立した後は多くの企業・団体でタイムマネジメントの研修や指導を行っている。『部下を持つ人の時間術』『仕事力が3倍アップする時間活用法』(実務教育出版)など10冊を執筆。