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仕事の優先順位…
「重要」「緊急」の前に判断すべきこととは?

評価
仕事の優先順位…「重要」「緊急」の前に判断すべきこととは?

時間管理の悩みでよく聞くのが「優先順位の判断に迷ってしまう」という問題だ。この優先順位の判断基準として一般的によく言われるのが、緊急性と重要性という基準だ。しかし、実際にはこの2つの基準だけでは判断を誤ってしまうことがある。実は、これらよりも先に判断すべき、もう1つの基準があるのだ。
今回はこの優先順位の判断基準について、順を追って紹介していこう。

時太

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時間管理のコツ

コツ1
まずは「マストかどうか」を判断しよう。緊急性や重要性はその後で
コツ2
「マストな仕事は(重要でなくても)さっさとやってしまう」という判断基準で

一般的な2つの「優先順位の判断基準」

仕事をしていると「どちらの仕事を先にやるべきか?」と優先順位で迷うこともある。そんな時、あなたはどう判断しているだろうか? 1つの判断基準は、緊急性の高い仕事、たとえば期限が迫っている仕事を優先して行うという考え方だ。普段の仕事の中では、この基準で判断している人が多いはずだ。

しかし、緊急性だけにとらわれていると、目先の仕事ばかりに追われ、重要な仕事がおろそかになってしまうことがある。そこでもう1つの判断基準が必要になる。緊急性は低くても、重要性の高い仕事を優先するという考え方だ。仕事の重要性に注目することで、目先の仕事だけでなく長期的に重要な仕事にも取り組んでいこうというわけだ。前回、週単位?月単位?四半期単位?長期的な取り組みを計画するコツで紹介したように、長期的な計画を立てておくと、更に効果的だ。

このように緊急性と重要性の2つの基準で判断していくというのが、優先順位の考え方として一般的だ。しかし、困ったことにこの2つの判断基準だけではうまくいかない仕事も存在する。

最初に考えるべき「重要」「緊急」以外の判断基準は?

例えば、ちょっとした事務処理などの仕事の中には「重要」とも「緊急」とも思えないものもある。だからといって後回しにしていると、締め日の前に慌てたり、誰かに迷惑をかけたりすることになってしまう。こういった仕事は「いずれは必ずやらなければいけない」という意味で「マスト(must)」な仕事だ。

重要であるかどうかに関わらず、マストな仕事には「やらない」という選択肢はない。いずれやることになるのであれば、さっさとやってしまった方が気分的にスッキリするし、後で思い出しながら処理するよりも、内容が頭に入っているうちに処理してしまう方が効率もいい。つまり、重要性は無視して、さっさとやってしまう方がいいのだ。

一方で、マストではない仕事もある。「できればやっておきたい」というレベルの仕事だ。この場合には「重要性の高いものを優先する」という判断基準は有効だ。限られた時間の中では「できればやっておきたい」仕事の全部はやれないことが多い。それなら重要性の高いものからやっていく方が、より高い成果につながりやすいのだ。

このように、「マストな仕事は(それが重要とも緊急とも思えなくても)さっさとやってしまう」という判断基準でしばらく行動してみてほしい。余計なトラブルを生まずに済むだけでなく、仕事の効率も上がることを実感してもらえるはずだ。

次回は、ムダな残業をやめる時間術を紹介。時間管理から行動変革をしていこう。