1. 営業サプリTOP
  2. ストレス「ゼロ」の時間管理術 の記事一覧
  3. 使った時間を振り返る!時間の使い方改善につながる簡単記録法

使った時間を振り返る!
時間の使い方改善につながる簡単記録法

評価
使った時間を振り返る!時間の使い方改善につながる簡単記録法

時間を有効に活用できるようになるためには、計画を立てるだけでなく、自分の行動、つまり時間の使い方を振り返ることも必要だ。しかし、自分の行動を細かく正確に記録しようとすると手間がかかり過ぎるし、それがストレスにもなってしまう。
そこで、今回はあまり手間をかけずに自分の時間の使い方を振り返ることができる方法を紹介していこう。簡単な振り返りを行うだけでも、時間の使い方は必ず変わる。それを体感してみよう。

分助

営業パーソンにオススメ!
時間管理のコツ

コツ1
時間の使い方を振り返るのは意外に簡単。まずはアポイントメントのない空き時間に何をやったか記入していこう。
コツ2
タスクが終わるごとに記録していくと、タスクの所要時間をはっきり自覚するようになり、より正確で実現しやすい計画を立てられるようになる。
コツ3
1日、または1週間全体を振り返ることは自信につながるだけでなく、より重要な仕事に時間を使っていくためにも役立つ。

「時間の使い方」を記録してみよう

「時間管理」というと、何をどんな順番でやるかを「計画して」「実行する」ことだけを考える人が多いが、もう1つ大事なことがある。それは実行した結果、つまり自分の「時間の使い方」を振り返ることだ。例えば、どんな仕事を行ったか、それにどれぐらいの時間がかかったのかを分かるように記録しておくのだ。後で紹介するが、これは意外に効果がある。

時間の使い方の振り返りを簡単に行うには、普段使っているアポイントメント管理のツール(手帳やパソコンなど)に追記するのがおすすめだ。普通は予定を記入するために使っているツールを、結果の記録のためにも使うわけだ。

まず、自分のツールの過去の日付を見てみよう。アポイントメントが入っていない空き時間があるはずだ。しかし、この空き時間に何を行ったのかは、ほとんど思い出せないはずだ。これを忘れないうちに記入しておこう。アポイントメントは変更がない限りそのままにしておけばいい。空き時間のところだけ記入するのなら、あまり手間はかからない。

空き時間に行う仕事には、事前に計画していたタスクもあれば、突発で発生する仕事もあるが、どちらも記入する。ただし、ごく短時間で終わったことは記入しなくても構わない。例えば、15分以上かかった仕事だけ記入するようにしてもいい。ポイントは、忘れる前に記入すること。実行しながら、あるいは実行した直後に記入するのがおすすめだ。

「時間の使い方」を振り返る効果

こうやって記入したり、それを後で眺めてみることで、自分の時間の使い方を振り返ることができる。

例えば、1つのタスクが終わった時に時間を確認して記録するだけでも、タスクの所要時間をはっきり意識できるという効果がある。これをくり返していると、新しいタスクの所要時間を予想するのもうまくなってくる。より正確な計画を立てられるようになるのだ。

更に、1日の終わりや1週間の終盤などに、その日(またはその週)全体を眺めてみよう。そうやって見ていると、自分がどのくらいの仕事をこなせたのかが見えてくる。どれだけできたのかが分かると自信にもつながるし、本当に重要な仕事に時間を使えているかどうか(重要じゃない仕事に時間を使いすぎていないか)も見えてくる。もし、重要なはずの仕事に時間を使えていないなら、その仕事の時間を先に確保するように計画を立てていこう。

時には、内容の割に時間がかかりすぎている仕事があると気づくかもしれない。その場合は、その仕事の中に非効率な部分がある可能性が高い。改善することができないか工夫してみたり、必要ならやり方を変えるなどの交渉をしてみるのもいい。

こうやって時間の使い方を振り返ると、これまで以上に「時間の使い方」について考えるようになるし、いろいろな発見がある。できる範囲で少しやってみるだけでも構わない。しばらくすると自分の時間の使い方が改善されてきたことに気づくはずだ。

次回は、時間の使い方をレベルアップするためにタイムパフォーマンス(時間帯効果)を意識する方法を紹介。時間管理から行動変革をしていこう。

写真:

水口和彦

1967年生まれ。石川県出身。大阪大学大学院修士課程修了。住友電気工業株式会社でのエンジニア時代に時間管理を研究し、残業を大幅に削減。2006年に独立した後は多くの企業・団体でタイムマネジメントの研修や指導を行っている。『部下を持つ人の時間術』『仕事力が3倍アップする時間活用法』(実務教育出版)など10冊を執筆。