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「タイムパフォーマンス」を意識して、時間の使い方をレベルアップ!

「タイムパフォーマンス」を意識して、時間の使い方をレベルアップ!

限られた時間の中で仕事を終わらせていくためには、それぞれの仕事にどれだけの時間をかけるかを考えていくことも必要だ。しかし、これは意外に難しい。例えば、1つの仕事に時間をかけすぎてしまって、他の仕事をやる時間が足りなくなってしまった……という経験のある人は多いはずだ。
そうならないためには、その仕事にかけた時間を自覚することが有効だ。今回は簡単にできて、意外に効果的な方法を紹介していこう。

時太

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時間管理のコツ

コツ1
資料や情報を集めるなどの仕事はやり始めると切りがない。「どれだけの時間をかけるか」を最初に決めて、その時間で終わらせるようにしよう。
コツ2
時間を決めきれない場合は、その仕事にかけた時間を計りながらやってみよう。どれだけ時間をかけたか確認することで、時間のかけ過ぎを防ぐことができる。
コツ3
限られた時間の中で成果を高めるために、どれだけの時間をかけて、どれだけの成果が得られるか(タイムパフォーマンス)を自覚しよう。

「どれだけ時間をかけるか?」決めてみよう

時間を効率よく活用するためには、それぞれの仕事に「どれだけの時間をかけるか」を考えることも必要だ。

例えば、ネットで資料を探したり、情報を集めたりしている時、ふと時計を見ると「こんなに時間が経っていたのか」と驚いた‥。そんな経験はないだろうか? そうなってから「ここまで時間をかけるつもりはなかったのに……」と思っても、時間を取り戻すことはできない。

資料や情報を集めるなどの仕事は、やり始めると切りがないので、つい時間をかけ過ぎてしまうことが多い。こういう仕事は、最初に「どれだけ時間をかけるか」を決めておくことで、時間のかけ過ぎを防ぐことができる。

例えば、「この調べものは20分で済ませよう」と決めたなら、タイマーを20分にセットしてからスタートするのだ。その時間になったら切り上げるようにすれば、時間のかけ過ぎを防ぐことができる。また、時間を決めきれない場合などは、単純に時間を計りながら行うだけでもいい。カウントアップできるタイプのタイマーを使用して、どれだけ時間をかけたかを確認しながら進めていけば、時間のかけ過ぎになりそうな時に気づくことができる。

このように、それぞれの仕事にどれだけの時間をかけて、どれだけの成果を得るかという「タイムパフォーマンス(時間対効果)」を意識することで、時間の使い方をレベルアップすることができるのだ。

時間を可視化するだけでタイムパフォーマンスは高まる

「つい時間をかけ過ぎてしまう」という状況は、他の仕事でも起こることがある。例えば、資料や報告書の作成などもそうだ。

例えば、社内会議の資料はシンプルなものでいいはずなのに、過剰に手間をかけすぎてしまうという例はよく聞く。「もう少しここをこうした方がいいかな」「念のためにこういうデータもつけておこう」とやっているうちに、時間をかけすぎてしまうのだ。慎重になりすぎたり、手間をかけすぎたりする、悪い意味での「完璧主義」という感じだ。そうならないためには、時間がかかりそうな資料や報告書を作成する時にも、時間を計りながらやってみるといい。

もちろん、いろいろ考えてやってみたり、慎重に考えたりすることには、いい面もある。しかし、1つの仕事に時間をかけ過ぎて、他の仕事の時間が足りなくなってしまうようでは困る。限られた時間の中で成果を高めていくためには、タイムパフォーマンスを高めることが必要なのだ。

買い物をする時などにその商品のコストパフォーマンスを意識するのと同様に、タイムパフォーマンスを少し意識してみよう。まずは、時間を決めたり、計ったりすること。そうやって、その仕事にかけた時間を可視化するだけで、タイムパフォーマンスについての意識は変わってくる。是非試してみてほしい。

次回は、働き方改革や労働時間削減の中で、自分のタスクにかけられる時間が足りない時、どうやって時間を確保していくかその具体的方法を紹介。時間管理から行動変革をしていこう。

写真:

水口和彦

1967年生まれ。石川県出身。大阪大学大学院修士課程修了。住友電気工業株式会社でのエンジニア時代に時間管理を研究し、残業を大幅に削減。2006年に独立した後は多くの企業・団体でタイムマネジメントの研修や指導を行っている。『部下を持つ人の時間術』『仕事力が3倍アップする時間活用法』(実務教育出版)など10冊を執筆。