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働き方改革で時間不足に陥ったら…
「数×時間×人数」で会議を3割減に

働き方改革で時間不足に陥ったら…「数×時間×人数」で会議を3割減に

現在、働き方改革の一環として、労働時間の削減に取り組む企業は多い。しかし、単純に労働時間を削減するだけだと、自分の仕事が進まなくなるという悪い影響が出てしまう。なぜなら、自分の「タスク」に使う時間ばかりが削られてしまうからだ。
そうならないためには、アポイントメント、その中でも特に社内のアポイントメントに使う時間を削減していくことも必要だ。今こそ、本気で会議の削減に取り組んでいこう。

秒子

営業パーソンにオススメ!
時間管理のコツ

コツ1
労働時間削減の影響は「タスクの時間不足」につながる。アポイントメント(特に社内のアポイントメント)の削減にも目を向けていこう
コツ2
アポイントメントの「数」と「時間」と「人数」、それぞれについて1割以上を目標に削減していこう。

労働時間削減で、タスクの時間が削られる

この連載でも紹介してきたように、時間管理の観点では、仕事は3種類に分類することができる。時刻が指定されている「アポイントメント」と、時刻を自分で決める「タスク」、そして突発的に降りかかってくる「予定外の仕事」だ。

これらのうち、「アポイントメント」と「予定外の仕事」は、自分の都合で簡単に減らせるものではない。つまり、単純に労働時間を削減すると、タスクに使う時間だけが削られてしまうことになるのだ。例えば、労働時間全体では1割しか削減していないのに、タスクに使える時間が3割以上も減ってしまう・・・・・・ということが起こるのだ。このような「タスクの時間不足」になってしまうと「自分の仕事が進まない」というストレスや不満が強くなる。実はあなたもそう感じているのではないだろうか?

こうした状況を改善するためには、タスクを効率的に進めていくことも重要だ。しかし、それだけではどうしても時間が足りない場合もある。アポイントメント、特に社内のアポイントメントを短縮していくことが必要だ。具体的には、社内のアポイントメントを「3割」減らすことができれば、労働時間削減の悪い影響をかなり抑えることができる。

「数×時間×人数」で社内のアポイントメントの3割削減を目指す

社内のアポイントメントを3割も減らすというと難しく感じるかもしれないが、決して不可能ではない。会議やミーティングの「数」と、それぞれにかける「時間」、そして出席する「人数」、それぞれを1割以上減らせば、全体として約3割減らすことができるのだ。

アポイントメントの「数」を減らすのは、自分1人では難しい場合もあるかもしれない。しかし、「タスクの時間不足」を感じている人が他にもいるなら、働きかけてみてほしい。例えば、伝達することが主目的の会議は、メール等での連絡に置き換えることも可能なはずだ。また、週1回の会議を隔週にするだけでも、その会議に使う時間を半減させられるのだ。

アポイントメントの「時間」を短縮するには、そもそもの時間設定を見直すことと、その時間設定内で終わらせることの両方に注目してほしい。例えば、単純に「1時間」と設定していた会議を「50分」でできないか検討してみる。これだけでも1割以上の削減が可能だ。当然、定刻通りに始めることや、設定した時間内に終わらせることも徹底すべきだ。

アポイントメントの「人数」を減らすことは、組織全体として見た時に効果がある。出席しなくなった人がタスクに使える時間が増えるからだ。だから、「念のため呼んでおこう」と、むやみに出席人数を増やさないようにしていこう。自分自身も、あまり必要のない会議には出席しないことが必要だ。「何も発言しなかった会議は、いてもいなくても結果は同じ。あとで結果だけ知らせてもらえばいい」と考えて、出席しないですむように交渉してみよう。

数と時間と人数。それぞれを1割以上削減することができれば、労働時間削減の影響をかなり小さくすることができる。あとは自分のタスクを少し効率化できれば、働き方改革も乗り切れるはずだ。是非試してみてほしい。

次回は、労働時間の制約が多い中で営業活動のクオリティを高めるために、「集中できる時間」を効果的に使う方法を紹介。時間管理から行動変革をしていこう。

この記事の著者・著書

写真:

水口和彦