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「後でもう1回」はNG!
「集中できる時間」を最大限に活用する

「後でもう1回」はNG!「集中できる時間」を最大限に活用する

前回も紹介したように、労働時間を削減するとタスクに使える時間が不足しがちになるが、その中でも特に「集中できる時間」が不足してしまうという問題がある。以前なら残業時間に入ってから静かな環境で落ち着いて考えることができたのに、その時間が不足してしまう。つまり、集中できる時間は、以前よりもはるかに貴重になっているのだ。
この貴重な時間を活用するためには、どうすればいいか?紹介していこう。

分助

営業パーソンにオススメ!
時間管理のコツ

コツ1
現在の営業パーソンにとって「集中できる時間」は貴重なもの。
「同じ案件について、同じくらい集中して考えられる時間は二度とない」と考えよう。
コツ2
集中できている時に、思いついたタスクやアイデアも貴重なもの。
「思いついたことは必ず書きとめる」を徹底しよう。

同じ案件について、同じくらい集中できる時間は二度とない

営業パーソンはアポイントメントが多いので、もともと「集中できる時間」は不足しがちだ。それが労働時間削減のせいで、更に深刻な状況になることがある。

例えば、以前なら、提案書を作成する、特定の案件について今後の進め方を考える、などの仕事は、2時間、3時間と残業しながら、じっくり考えていた人も多いと思う。しかし、現在はそんなに長い残業ができない職場が多い。

だからといって、考えることをやめてしまえば、営業活動のクオリティは下がってしまうし、ミスやトラブルにつながることもある。ならば、貴重な「集中できる時間」をできるだけ活用していくしかない。そのためには、まず「同じ案件について、同じくらい集中して考えられる時間は二度とない」と考えた方がいい。実際、それぐらい時間が切迫している人が多いのだ。

「この案件について、同じくらい集中して考えられる時間は二度とない!」と思えれば、 その時間に思いついたことは、必ず書きとめるべきだ。同じことを思いつくチャンスは、もうないかもしれないからだ。

「思いついたことは必ず書きとめる」を徹底する

例えば、ある案件で今後の進め方やアプローチの方法などを考えているとしよう。考えているうちに「○○さんにこれを聞いておこう」「□□さんにこれを依頼しておこう」「こういう資料も持参しよう」のように、何か「やっておいた方がいいこと」を思いつくこともあると思う。それは必ず自分のタスクとして書きとめておこう。

タスクは、できるだけ具体的な行動として書いておく方がいい。「○○さんに連絡」と書くよりも「○○さんに□□の件でメールする」と書くのだ。その方が、後で見た時にイメージしやすく、(集中して考えなくても)すぐ行動に移しやすいのだ。

ほかには、顧客への提案内容について考えている時などに、「これも提案に盛り込もう」とアイデアを考えつくこともあると思う。これも必ずメモしておく方がいい。集中している時に考えついたアイデアは、後で思い出せるとは限らない。集中できた時間に考えついたことをムダにしてはいけないのだ。

このように「集中できる時間」を活用するとともに、できれば「集中できる時間」を増やすことも考えていこう。「残業から本気、なりゆき残業、つきあい残業…3つのムダをやめる」の回でも紹介したように、職場全体として、お互いに話しかけないようにする時間帯を決めたり、集中したい時に使う1人用のブースを設置するなどの方法も有効だ。

また、移動中の時間やアポイントメントの間にできた空き時間などは、時間としては短いが、意外に集中しやすいことが多い。「じっくり考える」とまではいかないかもしれないが、少し考えてみて、思いついたことがあれば書きとめる。これをくり返せば、不足している時間を補うことができる。

労働時間の制約が多い中で営業活動のクオリティを高めるためには、「集中できる時間」の使い方がカギになる。是非実践してみてほしい。

次回は、仕事が速い人ほど仕事をたくさん引き受けて抱え込んでしまい、結果的に仕事が遅い人になってしまうことがある?をテーマに、そんな状況に陥らないためにどうすべきかを紹介する。時間管理から行動変革をしていこう。

写真:

水口和彦

1967年生まれ。石川県出身。大阪大学大学院修士課程修了。住友電気工業株式会社でのエンジニア時代に時間管理を研究し、残業を大幅に削減。2006年に独立した後は多くの企業・団体でタイムマネジメントの研修や指導を行っている。『部下を持つ人の時間術』『仕事力が3倍アップする時間活用法』(実務教育出版)など10冊を執筆。