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「時間のムダ」をなくす!
「迷う時間」「思い出す時間」を減らすコツ

「時間のムダ」をなくす!「迷う時間」「思い出す時間」を減らすコツ

時間管理では、全体の計画を立てたり、実行したりすることも重要だが、小さな部分での「時間のムダ」を減らすことも重要だ。実は、小さな部分でのムダを減らすだけでも、1ヵ月にすると数時間から十時間以上の残業を減らすことが可能なのだ。今回は、気づかないうちにやってしまいがちな「時間のムダ」を生む行動と、それを減らすポイントを紹介していこう。

秒子

営業パーソンにオススメ!
時間管理のコツ

コツ1
「次に何をやろうか?」「いまやろうか?後でやろうか?」と迷う時間は意外に多い。
時間管理のテクニックを使うことで、迷う時間を減らしていこう。
コツ2
「どこまでやったっけ?」「どこからやればいいんだっけ?」と思い出す時間を短縮するには「再開時にやるべきこと」をファイルの中にメモしておこう。
コツ3
「時間のムダ」を短縮できると、すぐにタスクに取りかかれるようになる。
細切れの時間も有効に使ってタスクを進めていこう。

「迷う時間のムダ」を減らすために

デスクワークの中には、タスクそのものを進めるための行動以外にも様々な行動があるが、その中には直接成果につながらない「時間のムダ」が意外に多い。

では、代表的な「時間のムダ」を3つ紹介していこう。まず1つが、「迷う」時間だ。例えば、「今日はどの仕事からやろうか」「次に何をやろうか」と考える時間や、「このメール、いま返信しようか? 後で返信しようか?」と迷う時間だ。これらは1回あたりの時間は短いが、1日に何度も出てくるので、意外に多くの時間を使ってしまう。

この「迷う時間」を減らすためには、時間管理、その中でも特にタスクを計画することが役立つ。これは、「‟時間がない病”は、タスク管理に問題あり」で紹介した、タスクを「実行できそうな日付」に書き込んでおくことが特に有効だ。全体ではタスクが数十個あっても、まずは「今日のタスク」だけに注目して、素早く判断して行動できるようになる。

また、「会議から戻ったらメールの山…早く処理するコツとは?」で紹介したように、メールにあえて優先順位をつけず、1つずつ処理していくことも「迷う時間」を減らすために役立つ。「どれから返信するか?」「いま返信するか? 後で返信するか?」と迷う時間が減らせるのだ。

更に、「忙しい時にこそ!あなたを救う『5分間ルール』」で紹介した5分間ルール、つまり、「5分以内で終わると判断した仕事は、その場で終わらせてしまう」というルールも、迷わず行動するために役に立つ。これらを実践して「迷う時間」を減らせば、素早くタスクそのものに取りかかれるようになり、仕事の効率を高めることができる。

「思い出す時間のムダ」を減らすために

「思い出す時間」と言われてもあまりピンとこないかもしれないが、これも仕事の中で意外とよく出てくる。例えば、やりかけの仕事を再開した時に「これ、どこまでやったっけ?」「次はどこからやればいいんだっけ?」と考えてしまうことはないだろうか?これが「思い出す時間」の1つだ。素早く思い出せるように工夫すると、この時間も大幅に短縮することができる。

例えば、パソコンで何かの作業をしていて、それを中断することになった場合は、そのファイル上に「再開時にやるべきこと」をメモしておくといい。そうすれば、次に再開する時に素早く思い出し、作業を進めることができる。このメモはファイルの中に直接書き込んでしまうのが手っ取り早い。次に作業する時のためにメモを残しておき、作業が完了したら消せばいい。簡単なメモを残すだけでも、思い出す時間を大幅に短縮できる。

「思い出す時間」を減らすためには、そもそも、私達がいまこの瞬間に考えていることは、後になれば意外と覚えていないものだと自覚することが必要だ。例えば、ネットで何か調べものなどをしていて、参考になるサイトを見つけたらブラウザの「ブックマーク」に登録している人は多いと思う。しかし、後でそれらのブックマークを見てみると「なぜこれをブックマークしたのか?」を思い出すのに時間がかかるものがあるはずだ。ブックマークした瞬間には覚えていても、後になると案外覚えていないものなのだ。

ちなみに、こういう情報は文書ファイルなどにまとめておく方が効率的だ。そのサイトの参考になる部分の文章(の抜粋)と、後で参照するためのURLを貼り付け、更に、それが「どう参考になるのか」を書きとめておけば、後ですぐに思い出すことができるようになる。調べものが多い人は試してみてほしい。

今回紹介したように「迷う時間」や「思い出す時間」を短縮することができれば、すぐにタスクに取りかかれるようになるので、短い空き時間の中でも仕事を進めやすい。単にムダを省くだけでなく、細切れの時間を有効に使えるようになるメリットもあるのだ。

3つめの「時間のムダ」は「探す時間」だ。これについては次回詳しく紹介しよう。

この記事の著者・著書

写真:

水口和彦