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書類、メール、メモ…
「探す時間」は時間のムダ!今すぐ減らすコツ

書類、メール、メモ…「探す時間」は時間のムダ!今すぐ減らすコツ

デスクワークの中で意外に多いのが「探す時間」だ。書類やパソコン内のファイル、あるいは過去のメールの内容など、探すのに手間取ってしまったことのある人は多いはずだ。しかし、忙しい中では、時間をかけて整理するなんてなかなかできないものだ。
そこで今回は、あまり手間をかけずに「探す時間」を短縮できる方法を紹介していこう。

分助

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時間管理のコツ

コツ1
「同じ案件の書類は1つの入れ物に入れる」「その入れ物にタイトルをつける」ことを徹底する。
コツ2
メールを探すことが多い人は、案件ごとに文書ファイルを1つ作り、必要な情報を貼り付けておこう。

探す時間を減らすには「まとめる」のがポイント

前回はデスクワークに潜む3つの「時間のムダ」のうち「迷う」時間と「思い出す」時間を削減する方法を紹介した。そして3つめの「時間のムダ」が「探す」時間だ。これは前回の2つよりも、更に時間を浪費してしまうことが多い。

もちろん「探す」といってもいろいろあるが、代表的な物はパソコンの中のファイルと紙の書類だ。必要な物を見つけるのに手間取ってしまうと、仕事がスムーズに進まない。逆に、これらを素早く見つけられるようにしておくと、短い空き時間にもテキパキ仕事を進めていけるようになり、より時間を活用できるようになるのだ。そのためのポイントを紹介しよう。

例えば、パソコンのデスクトップ画面上にファイルを置いておけば「探す時間」を短縮できそうに思える。しかし、この方法は最初のうちはいいが、そのうちにデスクトップがごちゃごちゃになり、探す時間は必ず長くなる。ただ置いておくだけでなく「まとめる」ようにした方が、探す時間は短縮できるのだ。

書類やファイルの整理方法はいろいろあるが、あまり手間をかけずにできて効果的なのが「同じ案件の書類は1つの入れ物にまとめる」ことと、まとめた入れ物に「タイトルをつける」ことだ。この「入れ物」というのは、書類の場合は封筒やクリアフォルダーなど、パソコンの場合はフォルダーになる。同じ案件の物を1つにまとめるだけで、探す時間はかなり短縮できるので、是非試してみてほしい。見やすい位置に分かりやすいタイトルをつけることも忘れずに。

メールの「探す時間」を減らせる方法

他に「探す」のに時間がかかってしまいがちな物がメールだ。「この件で○○さんはなんて書いてたっけ?」と思いながらメールに書かれていた内容を確認するのに手間取ったことのある人は多いはずだ。

メールの内容を確認するためには、ソート(並べ替え)や検索の機能を使うことができる。だから書類を探すよりは楽だが、それでもメールの数が多いと必要な情報はなかなか見つからないものだ。どんな時にも素早く確実に情報を見つけるためには、メールの中にある必要な情報を別にまとめておくのがおすすめだ。

具体的には、案件ごとに必要な情報を入れるためのファイルを作っておくとよい。ファイルは単純なテキストファイルやWordなどの文書ファイルで構わない。案件ごとにそういうファイルを1つ作っておき(もちろん作るのは先ほどのフォルダー内だ)、後で必要になりそうな文面をそこに貼り付けておけば、いつでもすぐに確認できるようになる。コピー、貼り付けするための手間はかかるが、後でメールを検索するよりも、かなりの時間の短縮になる。メールをソートしたり検索することが多い人には特におすすめの方法だ。

今回紹介したような整理法をやってみると、いままで、いかに探すことに時間を使ってきたか気づくはずだ。また、「なかなか見つからない」というストレスがないので、気分よくタスクに取りかかれるようになり、効率も高まる。是非試してみてほしい。

次回は、メールの処理に時間がかかってストレスがある人に、「自分の時間も相手の時間も大事にするメール術」と題して処理術を紹介。時間管理から行動変革していこう。

この記事の著者・著書

写真:

水口和彦