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件名、本文、単語登録…
自分の時間も相手の時間も大事にするメール術

件名、本文、単語登録…自分の時間も相手の時間も大事にするメール術

忙しい中で「メールが負担になっている」「メール処理に時間がかかる」と感じている人は多いと思うが、自分が送るメールについて気を配っている人は少ないのではないだろうか。
実際に「メールが長すぎる」「結局何をしてほしいのかが分かりにくい」「タイトルを見ても内容や重要度が分からない」などの不満の声もよく聞く。
逆に言えば、メールの内容やタイトルに少し気を配れば、相手からの返信も早くなり、自分の仕事も早く進むことになる。
今回はそんなメールの書き方について考えてみよう。

時太

営業パーソンにオススメ!
時間管理のコツ

コツ1
メールは1トピック1メールで。
分かりやすいタイトルにしておけば、相手から早く返信をもらえるようになる。
コツ2
メールの本文は短く簡潔に。
スクロールしないで読めるメールを目指そう。そうすれば相手の時間も自分の時間も節約できる。
コツ3
効率的にメール本文を作成するには、単語登録の機能で一文ずつ登録しておくのが便利。10種類ほど登録するだけで、メール作成がかなり速くなる。

メールタイトルは分かりやすく、1トピック1メールが基本

いろいろな職場で「仕事の効率を悪くしている問題」についてヒアリングしていると、メールに関する問題をよく耳にする。
受信したメールの処理の仕方については、この連載の「会議から戻ったらメールの山…早く処理するコツとは?」や「メールに仕事を邪魔されたくない!作業効率を上げる方法とは?」でも紹介したので、今回は自分が送る側の立場で考えてみよう。

まず、よくあるのが「タイトルを見ただけでは分かりにくい」という問題だ。
これはどちらかというと社内のメールに多く、複数の人に向けて送るメールや、メーリングリストを使っている場合に特に多い。
「何の用件だろう」と思って読んでみたら、結局自分にはほとんど関係ない話だった……という経験のある人も多いと思う。

メールを受ける側の立場で考えてみると分かるが、受け手がまず気にするのは「このメールに返信が必要かどうか」「このメールは依頼なのか、単なる情報共有なのか」といったことだ。
だからタイトルに「【依頼】」「【要返信】」のように入れてほしいという声が多いのだ。
また、社外へのメールの場合も、タイトルを見るだけで、用件や誰からのメールなのかが分かるようにしておくとよい。

分かりにくいタイトルは相手の迷惑になるだけでなく、返信を後回しにされたり、最悪の場合は見落とされてしまったりするなどして、自分の仕事が遅れる原因にもなってしまう。
相手から見て分かりやすくなっているか、意識してみよう。

もし、うまくタイトルをつけられないなら「1トピック1メール」になっているか確認してみてほしい。
1つのメールに複数の用件を入れてしまうと、やはり後回しや返信もれが起こりやすくなる。「1トピック1メール」の方が確実だし、仕事も早く進むのだ。

本文は短く簡潔に!スクロールしなくても読めるメールを目指そう

もちろん、本文の分かりやすさも重要だ。
本文は失礼にならない範囲で短く簡潔な方が相手にとって読みやすく、結果的に早く返信してもらいやすくなる。

自分がメールを処理している時のことを考えてみよう。
何度もスクロールしないと読み切れないようなメールを見た時、読むのが面倒になったり、返信を後回しにしたくなったことはないだろうか? 
相手も同じように感じているのだから、メールは短く簡潔にする方が親切だ。長すぎるメールは相手の時間を奪うことになるし、もちろん自分も時間を奪われる。
理想はスクロールしなくても読めるメールだ。

更に、メールを打つ時間も短縮できるといい。
メール本文を効率的に作成するためには、事前にテンプレート(定型文)を用意しておく方法もある。しかしテンプレートは状況に応じた融通がきかず、修正に手間がかかることが多い。
それよりも、一文ずつ登録しておく方が効率的だ。
たとえば、「いつ」と入力して変換すると「いつもお世話になっております。」という単文に変換されるように、事前に単語登録をしておくのだ。
自社名や自分の名前も含めて、よく使う単文を10種類程度登録しておくだけで、メールの作成はかなり速くなる。
もちろん、だからといって長文にならないように。「短く簡潔に」が基本だ。

メールは日常的に扱うものだけに仕事の効率への影響も大きく、自分なりに工夫していけば効率は必ず上がっていく。是非試してみてほしい。

次回は、せっかく提案書を作ったのに上司に「やり直し」と言われ時間をムダにしてしまったことがある人に向けて、「ちゃぶ台返し」をされない方法を紹介。時間管理から行動変革していこう。

この記事の著者・著書

写真:

水口和彦