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最大の時間のムダ「仕事のやり直し」を避ける!
上司とすり合わせるタイミングとは

最大の時間のムダ「仕事のやり直し」を避ける!上司とすり合わせるタイミングとは

あなたが仕事の中で「時間のムダ」だと感じるものは何だろうか? 研修などでこの質問をすると「ムダな会議」と並んで多く出る意見が「仕事のやり直し」だ。報告書やプレゼン資料などが出来上がったところで、内容を大幅に変更することになるなどの、いわゆる「ちゃぶ台返し」になると、時間がムダになるだけでなく、ストレスにもなるし、長時間残業の原因にもなってしまう。今回はこの「ちゃぶ台返し」をなくすための方法を紹介していこう。

秒子

営業パーソンにオススメ!
時間管理のコツ

コツ1
ちゃぶ台返しを避けるには、最初に上司の方針をよく確認した後、ドラフトの段階で再度確認をとること
コツ2
確認してもらうドラフトは、データ・資料がある程度まとまり、全体の話の流れや結論が決まれば十分

「ちゃぶ台返し」をなくすには?「ドラフト」の段階で確認しよう

出来上がった報告書を上司に見せたら、大幅に内容を変更することになってしまった。そんな「ちゃぶ台返し」を避けるためには、どうすればいいだろうか? 

まず、報告書などを作成する前に「上司の方針をよく確認する」「内容についてよくすり合わせておく」というのが王道だろう。確かにこれは重要なことだ。しかし、実際にはこれだけではうまくいかないことが多い。そもそも、上司だって最初から明確な完成品のイメージを持っているとは限らないし、まとまってきた資料やデータを見て、考えを変えることもあり得るからだ。

つまり、「ちゃぶ台返し」によるやり直しをできるだけ少なくするためには、最初の段階で方針を確認するだけでなく、途中段階で確認してもらうことが必須なのだ。具体的にはドラフト(下書き)の段階で積極的に確認してもらうといい。ドラフトの段階であれば、もし「ちゃぶ台返し」になってもすぐに方針変更できるし、時間のムダも少なくてすむのだ。

上司に確認してもらうドラフトの2つのポイント

上司に確認してもらうためのドラフトは、ちゃんとした報告書などの形になっていなくても構わない。「下書き」という言葉のイメージよりも、もっとざっくりしたものだと考えてほしい。とはいえ、何も固まっていない状態で話をしたのでは、最初にすり合わせした時と同じになってしまうので、ポイントを押さえておくことが必要だ。

ドラフトのポイントとは、
1)報告書の元になる資料やデータなどがある程度まとまっていること
2)全体としての話の流れや結論が決まっていること
の2つだ。

形として仕上がっていなくても構わない。この2つが揃ったら、それを元に話をすればいいのだ。これくらいの早い段階で見せることで、「ちゃぶ台返し」の被害を最小限にできる。

中には、「上司が忙しい人で、なかなかつかまらない」という人もいると思う。その場合は、できるだけ早い段階で確認してもらえるように準備しよう。つまり、ドラフトの段階までは急ぎで(他の仕事よりも優先して)進めていき、いつでも上司に話ができるようにしておくのだ。そうすれば時間に余裕があるので「今日中に上司をつかまえないと……」といって焦ることもないし、「上司待ち」で残業することもなくなる。

ドラフトについて上司の承認が取れれば、あとは報告書の形に仕上げていく「作業」が中心の仕事になる。この段階は、それなりに時間はかかるものの、自分の作業が中心なので時間を読みやすく、自分の都合に合わせて進めやすい。もちろん「ちゃぶ台返し」もないので、時間も気持ちも余裕を持って進められるはずだ。

次回は、時間をかけてしまいがちな「考える」タスクの効率を飛躍的に高める方法を紹介。時間管理から行動変革していこう。

この記事の著者・著書

写真:

水口和彦